Delegeren.nl

Hoe vind je een goede Virtual Assistant?

Toen ik in 2007 het net nieuwe boek ‘The 4-Hour Work Week’ van Tim Ferriss las, was ik meteen overstag.

Ik had een Virtual Assistant nodig.

Iemand die niet bij mij op kantoor zou werken.

Maar die ondertussen wel veel administratieve rompslomp en regelwerk uit handen kon nemen. Lang leve internet.

Zelf ben ik ondernemer en pionier. Dus ik heb een gloeiende hekel aan routinewerk. Zo werkt dat nou eenmaal. Ik zie hetzelfde bij vrijwel elke ondernemer om me heen.

Dus zo zocht ik, op advies van Tim, contact met een bedrijf in de Filippijnen om zo’n Virtual Assistant in te huren.

Dat werd dus een compleet drama.

 

Drama

Ik weet de details niet meer precies, maar het samenwerken met die dame kóstte me vooral veel tijd.

Als je iemand eerst moet inwerken en hij of zij daarna steeds fouten blijft maken en je alles zelf moet corrigeren, dan verlies je juist tijd. En je humeur.

Dat geldt natuurlijk niet alleen voor Virtual Assistants, maar voor elk teamlid, inclusief vaste medewerkers.

 

A-spelers

Het is veel leuker om alleen met A-spelers te werken.

Mensen die plezier hebben in hun werk.

Teamleden die goede kwaliteit afleveren.

Ook al maken zij natuurlijk ook wel eens een fout. Net als jij. En ik.

Mensen die je kunt vertrouwen.

Die proactief zijn, meedenken en je actief aanmoedigen om steeds meer taken los te laten en aan hen over te dragen.

 

Waarom is het zo lastig om die mensen te vinden?

Een van de grootste problemen bij het vinden van goede Virtual Assistants, is waarschijnlijk ons eigen ongeduld.

Als je niet eerst goed nadenkt over welk soort werk je precies wilt delegeren naar een VA en wat voor ’n persoon je daarvoor nodig hebt, dan is het een beetje als ezeltjeprik.

Met een blinddoek op pik je een punaise ergens op het bord en je hoopt maar, dat je meteen raak zit.

Zonder een duidelijke functieomschrijving of scorecard wordt het onmogelijk om een goede selectie te maken uit alle beschikbare professionals.

En als je dan ook nog de fout maakt om meteen in het begin al grote bedrijfskritische projecten en processen over te dragen, dan kun je snel weer afscheid nemen van iemand die toch niet zo lekker functioneert ook wel vergeten.

 

De vijfde

Tegen de ondernemers die ik coach zeg ik wel eens dat het misschien wel de vijfde is, die je probeert.

Soms moet je even doorzetten.

De vijfde VA.

De vijfde leverancier.

De vijfde freelancer.

De vijfde medewerker.

Als het met de eerste toch geen goede match blijkt te zijn, probeer dan gerust een tweede, of derde.

Pas wanneer de samenwerking met nummer 7 nog steeds niet lekker loopt, ligt het waarschijnlijk toch gewoon aan jou 😉.

 

A/B testen

In mijn team experimenteren we al een tijd met het A/B testen van freelancers.

We geven bijvoorbeeld twee copywriters tegelijkertijd dezelfde kleine opdracht.

En kijken dan wat er gebeurt: hoe goed zijn hun teksten? En hoe professioneel communiceren ze over hun werk?

Datzelfde doen we dus ook met Virtual Assistants.

Jaren geleden hebben we eens 3 VA’s tegelijkertijd ingehuurd. Elk voor een paar uur per maand. Zo konden we kijken met wie van hen we het beste konden samenwerken.

Ja, natuurlijk hadden we ze dat netjes verteld.

Zo’n selectieproces is niet alleen goed voor ons, maar ook voor hen.

Niemand heeft er wat aan, ook een VA niet, wanneer je nog jarenlang samen blijft werken, terwijl het eigenlijk niet écht lekker loopt.

Uiteindelijk zijn we toen met alledrie die dames verder gegaan.

En hebben we voor elk van hen precies die taken en verantwoordelijkheden gevonden, die het beste bleken passen bij hun respectievelijke persoonlijkheden.

 

Ook op zoek?

Ben je ook op zoek naar een goede Virtual Assistant?

Dan kan ik je de zoekservice van Petra Fehring aanraden.

Zij traint en coacht zelf veel ‘Virtueel Professionals’, zoals zij ze noemt. Daardoor heeft ze een mooi netwerk en kan ze jou mooi helpen om daar de beste mensen uit te vinden.

Of kijk anders meteen of een van de VA’s waar wij graag mee samenwerken op dit moment nog ruimte heeft voor een nieuwe opdrachtgever.

Op alfabetische volgorde:

Van deze dames weet je in elk geval dat ze gewend zijn om in een veeleisende omgeving te werken 😃.

Het is zo de moeite waard om je te kunnen concentreren op het werk waar jij energie van krijgt, dus veel succes!

Taco Oosterkamp

Taco Oosterkamp

2 comments

  • Als virtual proffesional weet ik dat een klik hebben erg belangrijk is. Mijn tip is dan ook, kijk ik je netwerk en ga in gesprek. Aanbevelingen vanuit je eigen netwerk zijn vaak erg waardevol, omdat je netwerk niet een “foute” aanbeveling wil doen. En in gesprek gaan live (dat kan nu natuurlijk even niet) is dan de volgende stap om elkaar even “aan te voelen” 😉👍.

    • Ha Brenda, goed punt om in je netwerk te vragen naar goede VA’s!

      Tegelijkertijd denk ik zelf dat vakbekwaamheid en betrouwbaarheid nogal eens worden onderschat, ook door VA’s zélf.

      Op m’n bericht op Facebook kwamen ook veel reacties van VA’s over hoe belangrijk het is om een ‘klik’ te hebben.

      En natuurlijk vind ik het ook fijn om een klik te hebben met de mensen die voor me werken. Maar betrouwbaarheid, vakbekwaamheid en professionele communicatie zijn voor mij eigenlijk nog véél belangrijker.

      Just saying 😊

Gratis Checklist

Gratis checklist:
5 Strategieën voor leiders om tijd vrij te maken

tj

    Als leider heb je tijd nodig.

    Tijd om nieuwe dingen te leren en uit te proberen. Om experimentjes te doen, af en toe rustig na te denken en een beetje afstand te nemen van de dagelijkse drukte.

    Download nu mijn gloednieuwe checklist met 5 strategieën voor leiders om meer tijd vrij te maken.

    Download de checklist

Delegeren.nl